Lässt sich eine Gegensprechanlage in Microsoft Teams integrieren?

Kurz gesagt: Ja! Eine IP-Gegensprechanlage, die mit den richtigen Einstellungen und Lizenzen konfiguriert ist, lässt sich in Microsoft Teams integrieren. So können Mitarbeiter Anrufe am Eingang entgegennehmen, Besucher sehen und mit ihnen sprechen sowie die Tür direkt über ihre bestehende Teams-Oberfläche entriegeln.

Aber wie funktioniert das? Und was müssen Sie vor der Implementierung einer solchen Integration beachten?

Warum sollten Gegensprechanlagen in Teams integriert werden?

Für viele Unternehmen verbessert die Integration von Türsprechanlagen an Eingangstüren in Microsoft Teams das Besuchermanagement und die betriebliche Effizienz. Rezeptionisten oder andere Mitarbeiter können Besucher an der Tür von ihrem normalen Laptop aus verwalten, anstatt ein separates Tischtelefon oder einen internen Monitor zu nutzen. Außerdem können Anrufe auf jedem mit Teams ausgestatteten Gerät empfangen werden: einem Computer, Tablet oder Diensttelefon.

Die meisten SIP-Sprechanlagen ermöglichen zudem die Konfiguration der Anrufweiterleitung, sodass die Verantwortung für die Annahme von Anrufen nicht nur bei einer Person oder einem Gerät liegt. Anrufe können an Gruppen oder Listen weitergeleitet werden, was für bessere Erreichbarkeitsraten sorgt und einen Single Point of Failure verhindert.

In Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen oder mehreren Gebäuden an einem Standort sorgt eine Teams-Integration für ein einheitliches Besuchererlebnis und ermöglicht es den Mitarbeitern gleichzeitig, den Zutritt von jedem beliebigen Ort aus zu verwalten.

Wie funktioniert die Integration einer Teams-Gegensprechanlage?

Die Integration einer SIP-Gegensprechanlage in Microsoft Teams erfolgt in der Regel nicht über eine direkte Verbindung. Die Gegensprechanlage, wie beispielsweise die Robin-Serie von CDVI, wird über einen Gateway-Dienst wie CyberGate verbunden. Dieses Gateway wandelt die SIP-Kommunikation der Gegensprechanlage in ein Format um, das Microsoft Teams verarbeiten kann.

Der gesamte Ablauf der Anrufabwicklung funktioniert wie folgt:

1. Ein Besucher drückt die Ruftaste an der Robin-Gegensprechanlage.
2. Die Gegensprechanlage initiiert einen SIP-Anruf.
3. CyberGate wandelt den SIP-Anruf in ein mit Teams kompatibles Format um.
4. Der benannte Teams-Benutzer oder die benannte Teams-Gruppe nimmt den Anruf entgegen.
5. Der Benutzer spricht mit dem Besucher und sieht das Videobild (sofern die Gegensprechanlage videofähig ist).
6. Wenn der Benutzer dem Besucher den Zutritt gewährt, sendet er einen Befehl, um die Tür über das integrierte Relais der Gegensprechanlage zu entriegeln.

Was können Benutzer in Microsoft Teams tun?

Anrufe über die Gegensprechanlage annehmen

Anrufe werden an die Teams-App auf Desktop-Computern, Mobilgeräten und kompatiblen Festnetztelefonen weitergeleitet. Die Mitarbeiter nehmen die Anrufe wie jeden anderen Anruf über Teams entgegen.

Mit Besuchern sprechen

Alle Robin-Gegensprechanlagen verfügen über eine Zwei-Wege-Audiofunktion, sodass Mitarbeiter mit Besuchern sprechen und deren Identität feststellen können, bevor sie ihnen Zutritt gewähren.

Live-Video anzeigen

Robin-Gegensprechanlagen mit Videofunktion ermöglichen es den Mitarbeitern im Gebäude, während des Gesprächs Live-Bilder von der Kamera der Gegensprechanlage zu sehen. Die Robin Touch-Gegensprechanlage bietet zusätzlich eine Zwei-Wege-Videofunktion, bei der Bilder aus dem Inneren des Gebäudes auf dem Touchscreen der Gegensprechanlage angezeigt werden. Für Menschen, die von den Lippen ablesen oder Gebärdensprache verwenden, sorgt dies für einen barrierefreien Empfang.

Tür aus der Ferne entriegeln

Robin-Gegensprechanlagen verfügen über ein integriertes Relais zur Steuerung einer elektronischen Verriegelung. Wenn das Personal den Zutritt eines Besuchers genehmigen möchte, kann es die Tür entweder über die Teams-App mit dem CyberGate-Gateway oder während des Anrufs mit einem vorkonfigurierten DTMF-Befehl (Tastaturcode) aus der Ferne entriegeln.

Was benötigen Sie, um Gegensprechanlagen in Teams zu integrieren?

Um eine Integration zwischen einer Gegensprechanlage und Microsoft Teams zu installieren und zu konfigurieren, benötigen Sie:

• Eine kompatible SIP-Sprechanlage, wie beispielsweise die Robin-Serie von CDVI;
• eine Netzwerkverbindung und PoE-Versorgung an der Eingangstür;
• Eine Microsoft 365/Teams-Umgebung;
• Eine Lizenz für das cloudbasierte CyberGate SIP-to-Teams-Gateway;
• Ein elektronisches Türschloss, das an das Relais der Gegensprechanlage angeschlossen ist.

Robin-Gegensprechanlagen sollten von professionellen Installateuren unter Einbeziehung der IT-Administratoren Ihres Unternehmens installiert werden.

Wo ist diese Integration sinnvoll?

Unternehmensbüros

In Unternehmensbüros ermöglicht die Teams-Integration, dass Anrufe von der Eingangstürsprechanlage direkt an die Rezeption oder das Facility-Management weitergeleitet werden. Diese müssen kein separates Gerät oder System verwalten – alles läuft über ihre vorhandenen Laptops und Telefone.

Standorte mit Fernzugriff oder minimaler Personalbesetzung

Nicht jedes Unternehmen verfügt ständig über festes Personal vor Ort, das den Empfang betreut und Besucher begrüßt. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Besucher nicht herzlich empfangen können – selbst wenn die Mitarbeiter von einem anderen Standort aus arbeiten, können sie Teams-Anrufe entgegennehmen und mit Besuchern sprechen, bevor sie ihnen Zutritt gewähren.

Lagerhäuser und Industrieanlagen

Die Weiterleitung von Anrufen an das zuständige operative Team kann die Effizienz steigern und unnötigen Verwaltungsaufwand zwischen den Abteilungen reduzieren. Dank der Teams-Integration ist die Weiterleitung einfach und erfordert keine komplizierte Verkabelung oder Konfiguration.

Unternehmen mit mehreren Standorten

Wenn ein Unternehmen über mehrere Standorte verteilt ist, sorgt eine in Teams integrierte Gegensprechanlage dafür, dass die Besucherabwicklung an allen Eingängen einheitlich erfolgt. Es spielt keine Rolle, ob sich ein für die Annahme der Anrufe zuständiger Mitarbeiter in einem anderen Gebäude befindet – er kann trotzdem mit den Besuchern sprechen und sie willkommen heißen.

Was Sie vor der Implementierung der Teams-Integration beachten sollten

Bevor Sie Integratoren, Installateure und IT-Techniker hinzuziehen, um Ihre Robin-Gegensprechanlage in Microsoft Teams zu integrieren, sollten Sie einige wichtige Punkte bedenken. Es ist immer besser, gut vorbereitet zu sein!

• Audio oder Video? Überlegen Sie, ob Ihr Standort reine Audioverbindungen benötigt oder ob Ein- oder Zwei-Wege-Video für Besucher und Mitarbeiter einen zusätzlichen Mehrwert bieten würde.
• Teams- und CyberGate-Lizenzen. Diese werden unabhängig vom Kaufpreis der Gegensprechanlage konfiguriert und abgerechnet. Überlegen Sie, wie viele Lizenzen Sie für die geplante Anzahl an Gegensprechanlagen, Nutzern und Standorten benötigen.
• Anrufweiterleitung. Überlegen Sie im Voraus, wohin Anrufe weitergeleitet werden sollen. Was passiert, wenn der erste Empfänger nicht erreichbar ist? Leiten Sie Anrufe an einen einzelnen Nutzer oder an eine Anrufgruppe weiter? Ändert sich die Weiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten oder an Feiertagen?
• Netzwerk und Cybersicherheit. Die Gegensprechanlage, das Gateway und die Teams-Umgebung müssen sicher konfiguriert werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Teams Aspekte wie Netzwerksegmentierung, Stärke der Anmeldedaten, Firmware-Management und Firewall-Anforderungen berücksichtigen, um ein robustes System zu gewährleisten.
• Datenschutz und Anrufaufzeichnung. Wenn Sie sich für die Aufzeichnung von Anrufen oder Videos entscheiden, sollten Sie prüfen, ob Sie Aufbewahrungsrichtlinien und Informationshinweise benötigen und ob Nutzer die Aufzeichnung ablehnen können.
• Ausfallsicherheit. Wie bei allen cloudbasierten Systemen sollten Sie sorgfältig planen, was in seltenen, aber schwerwiegenden Situationen wie Internetausfällen oder Stromausfällen geschehen würde.

Warum Sie sich bei der Integration mit Teams für eine Robin-Intercom entscheiden sollten

Robin-Gegensprechanlagen sind die ideale Wahl für die Integration in Microsoft Teams in gewerblichen und industriellen Umgebungen. Die große Auswahl an formschönen Audio- und Videomodellen, darunter auch Modelle mit Zwei-Wege-Video über Robin Touch, deckt die Anforderungen einer Vielzahl von Standorten ab. Darüber hinaus erleichtert das integrierte Relais für die Türsteuerung das Entsperren aus der Ferne.

Die Integration in Teams über das CyberGate-Cloud-Gateway erfolgt schnell, einfach und zuverlässig und ermöglicht Audio- und Videogespräche sowie die DTMF-gesteuerte Türfreigabe. Dank der Unterstützung von SIP/TLS und SRTP lassen sich Robin-Sprechanlagen nicht nur in Microsoft Teams, sondern auch in eine Vielzahl von PBX- und VMS-Systemen integrieren.

Begrüßen Sie Besucher souverän mit Robin und Microsoft Teams

Wenn Sie Robin-Sprechanlagen in Teams integrieren, verlagern Sie die Besucherkommunikation auf eine bekannte und vertrauenswürdige Plattform, die Ihre Mitarbeiter täglich nutzen. Sie benötigen keine spezielle Schulung, um Besucher zu sehen, mit ihnen zu sprechen und ihnen Zutritt zu gewähren. Und als Unternehmensleitung profitieren Sie von mehr Transparenz, Sicherheit und einem Imagegewinn, indem Sie jedem, der an Ihre Tür kommt, einen herzlichen Empfang bereiten.

Für weitere Informationen zu den Robin-Gegensprechanlagen und der Integration mit Microsoft Teams wenden Sie sich bitte an das technische Team von CDVI unter +41 (0) 021 882 18 41 oder per E-Mail an info@cdvi.ch.